Arşiv kelimesinin kökü, eski Yunanca arkheion kelimesinin Latinceye geçmiş hali olan archivumdur. Mana itibariyle arşiv; resmi dairelerin, çeşitli müesseselerin veya kişilerin işlerini yürütürken, muamelesi tamamlanmış ve muhafazası icab eden vesikaların düzenli bir şekilde, belirli kaidelere göre bir araya getirilerek saklandığı yerdir. Arşivler, vesikaların çıktığı yerler olan devletin, şehrin veya müessesenin, ailenin hizmetinde oluşuna göre devlet arşivi, şehir arşivi, özel arşiv, aile arşivi gibi isimler alırlar.
Arşiv malzemesinin çekirdeğini, devlet dairelerinde, büyük müesseselerde günlük muameleler esnasında çıkan yazışmalar ve dosyalar meydana getirir. Fakat bütün bu kağıtlar arşiv malzemesi değildir. Toplanan malzeme arşivlerde mütehassısları tarafından seçilip belirli kaidelere göre tasnif edilerek saklanır. Bu sınıflandırmanın sonradan istifade sırasında kolaylık sağlayacak şekilde olmasına dikkat edilir. Arşivleri teşkil eden malzeme, kesinliği olan dökümanlar olduğu için, geçmiş faaliyetlerin yaşayan ve gerçek delilleridir.
Arşivin dökümanları çoğunlukla kil tabletler, tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, elyazı ile, daktilo ile yazılmış veya matbaada basılmış kağıt belgelerdir. Bunlardan başka mikrofilmler, fotoğraflar, ses bantları, video kasetleri gibi önemi haiz dokümanlar da arşiv belgesi olabilir.
Bir şeyin arşiv malzemesi olabilmesi için üzerinden en az 30 yıl geçmesi kaidesi kabul edilmiştir. Türkiye'de arşiv terimi, tarifteki manayı aşan bir biçimde kullanılmakta ve her türlü dökümantasyonu içine alan bir anlam da taşımaktadır.
Tarihçe
Arşivin tarihi çok eski milletlere kadar dayanır. Eski Mısır ve Roma'da bir çok devlet, tapınak ve aile arşivlerine sahipti. Mezopotamya'nın Nippur şehrinde, M.Ö. 2000 yılından başlayarak tablet halinde belgelerin saklandığı bir devlet arşivi bulunmuştur. Hattuşaş (Boğazköy)'ta yapılan kazılar sonucunda da, M.Ö. 1800-1200 yılları arasında Hititlere ait muharebe, antlaşma, kanun, kral yıllıkları ve daha bir çok belgelerin saklandığı büyük bir devlet arşivi ortaya çıkarılmıştır. Bu arşiv muhtevasının önemli bir kısmı İstanbul, bir kısmı da Ankara arkeoloji müzelerindedir.Avrupa devletlerinden Fransa, 1790 yılında ilk Fransız Milli Arşivini kurdu. İngiltere'de devlet adamları mevkilerinden ayrılırken kendi zamanlarına ait resmi evrakı beraberlerinde götürmeleri adettendi. Resmi evrakın dağınıklığını önlemek için İngiltere'de 1838'de Public Record Office kuruldu. Alman devlet arşivi ise 1867'de kurulmuştur.
Türk-İslam devletlerinde öteden beri yazılı ve yazısız kağıda hürmet fevkalade idi. Bilhassa kul hakkı geçmesi tehlikesi sebebiyle devlet evrakının muhafazasına daha çok ehemmiyet verilirdi. En büyük Türk-İslam devletlerinden biri olan Osmanlılar da aynı ananenin devamı olarak devlet evrakını en müstesna yerlerde muhafaza etmişlerdir. Ortadoğu ve Balkanlarda asırlarca hüküm süren Osmanlı İmparatorluğunda devletin ilk devirlerinden başlayarak, resmi evraklar, ehemmiyet derecesine bakılmaksızın kese, torba ve sandıklarda belli usul ve düzenlere göre büyük bir titizlikle saklanmıştır. Maliye defterleri hazinesi ile Defterhane hazinesi devletin önemli hazinelerindendi. Çok değerli kayıtlar ve belgeler bu hazinelerde saklanırdı. Osmanlı Devletinde, devlet dairelerindeki evrakların düzenli muhafaza edilmesi, hakkında çeşitli direktiflerin verilmesi bu vesikaların muhafazasındaki ehemmiyeti göstermektedir. 1785'te Birinci Abdülhamid Hanın Reis-ül-küttab'a gönderdiği emirde, evrak ve defterlerin muhafazasına dikkat edilmesi istenilmektedir. Osmanlı arşivleri, Türkiye için olduğu gibi, dünya milletleri için de en sağlam ve geniş olanıdır. Üç kıtaya yayılıp, çeşitli dil, din ve ırktaki insanları asırlarca idare eden Osmanlılar, arşivlerinde bu milletlere ait bilgileri titizlikle kağıt üzerine geçirip saklamışlardır.
İstanbul'un fethine kadar Bursa ve Edirne'de arşivler teşekkül etmiştir. İstanbul'un fethinden sonra, ilk arşiv Yedikule civarında yapıldı. Topkapı Sarayının inşasından sonra, Divan-ı hümayunun yanında bir arşiv yapıldı. On altıncı yüzyılda yüksek bir seviyeye ulaştı. Belgeler en küçük bir müsveddeye kadar atılmadan, torba, sandık, kılıf muhafaza hatta atlas içine kondu. Arşiv malzemeleri kurutulmuş mahzen depolarda saklandı.
Osmanlılarda, Divan-ı hümayundaki vesikalar kağıt veya defter şeklinde tanzim edilirdi. Defterler ciltlenir, senelere göre tanzim ve tasnif edilir, hususi odalarda saklanırdı. Bu odalara Mahzen-i evrak adı verilirdi. Yaprak halindeki vesikalar dürülüp keselere konurdu.
Mühim vesikalar, fermanlar ise, atlas keselere ve muhafazalara yerleştirilirdi. Her dairede günün evrakı, bir tomar, her ayınki bir torbaya, her yılınki ise bir sandığa konurdu. Sandıkların üzerine de muhteviyatı gösteren etiketler yapıştırılırdı. Defterhane hazinesi, Divan-ı hümayun toplantılarının düzenli devam ettiği zamanlarda, Kubbealtı dairesinin yanında bulunmaktaydı. Sonraları toplantılar önemini kaybedince, hazine, Topkapı Sarayının birinci kapısındaki Bab-ı hümayunun üst kısmına taşındı. Daha sonra da Sultanahmet'te Saray-ı atik denen mahzene ve Babıaliye yakın olan Tomruk dairesine aktarıldı. Sarayın bir kısım evrağı Kubbealtı'nın bitişiğindeki Dış hazine binasında toplanmıştır. Maliye belgeleri de, Sultanahmet'teki Eski Çadır Mehterleri kışlasında muhafaza edilmekteydi. Bütün kanun, nizam, ferman ve emirler defterlere geçirilir, tasdik edilir, saklanırdı. Eski defterlere bakmak icab ettiğinde bunları bulup hemen getirecek görevliler vardı.
Devlet arşivi, padişahın, vezir-i azamlardaki mührüyle mühürlenen üç hazineden biri idi. Hükumetin her toplantısından sonra konuşulanlar yazılır; bu mühür ile mühürlenirdi. Bir defterin arşivden çıkması sadrazamın yazılı emri ile olurdu. Arşiv dışında ne kadar kaldığı da kaydedilirdi.
Osmanlı devlet belgeleri çok iyi tutulur, sağlam kağıtlara, silinmez mürekkeple yazılır ve çok iyi muhafaza edilirlerdi.
Defter emini, istenen defter ve vesikayı, milyonlarca defter ve vesika arasından bir kaç dakika içinde bulabilirdi. Çünkü en iyi şekilde ve fevkalade tasnif edilmişlerdi.
Osmanlı Devletinde modern manada milli arşivcilik konusunda ilk ciddi teşebbüs, devrin maliye nazırı Safveti Paşa'nın 1845'te Enderun'daki tarihi vesika ve defterleri bir tertib içine almaya çalışması ile görülür. Tam manasıyla modern arşivcilik ise, 1846'da Hazine-i Evrak Nezaretinin kurulmasıyla başlar ve bugünkü Başbakanlık Arşivi'nin çekirdeğini teşkil eder. Aynı sene Bab-ı Ali'nin iç kısmında yüksekçe, rutubetsiz bir yer seçilerek ve özel olarak imal edilen tuğla ile mükemmel bir bina yapıldı. Nezaretin başına Hazine-i Evrak Nazırı olarak sadaret mektupçusu Esseyyid Hasan Muhsin Efendi tayin olundu. Türkiye'de modern arşivciliğin mimarı bu zattır denilebilir. Hasan Muhsin Efendi, emrindeki ekip ile kıymetli çalışmalar yaptı. Devletin mühim işlerine ait mahrem sayılacak, devletin sırlarını ifşa etmeyecek şekilde emin memurların tayin edilmesi gerektiği karara bağlandı. Arşive dahil olacak vesikaların tertibi ve arşivin çalışma tarzını belirten arşivcilik talimatını hazırladı. Bunu 1849'da Hazine-i Evrak Nizamnamesi adı ile yayınlayarak Türk arşivciliğini belli bir düzene soktu. Bu arşivde, her türlü muahedeler, hatt-ı hümayunlar, iç ve dış meselelere ait belgeler, Divan-ı hümayun defterleri, meclis takrirleri, mazbatalar, kanunlar ... v.s. saklanıyordu. Nezaret, bir süre sonra Hazine-i Evrak Müdürlüğü ünvanını almış ve Osmanlı Devletinin sonuna kadar bu isimle devam etmiştir.
1922 senesinde İcra Vekilleri Hey'eti Riyaseti Kalem-i Mahsus Müdüriyetine bağlı, İstanbul'da Mahzen-i Evrak Mümeyyizliği kuruldu. 1923'te Hazine-i Evrak Mümeyyizliğine çevrildi. 1927'de Hazine-i Evrak Müdür Muavinliği adı altında Başvekalet müsteşarlığına bağlandı. 1933'ün Mayısında Teşkilat Kanunu gereğince, Ankara'daki Evrak Müdürlüğü ile İstanbul'daki Hazine-i Evrak Müdürlüğü, Başvekalet Evrak ve Hazine-i Evrak Müdürlüğü adı altında birleştirildi. 1937'de Hazine-i Evrak'ın adı Arşiv Dairesi Müdürlüğüne dönüştürüldü. 1943'te Başvekalet Arşiv Umum Müdürlüğü haline çevrildi. 1954 Başbakanlık Kuruluşu Hakkındaki Kanun çerçevesinde Başbakanlık Arşiv Genel Müdürlüğü kuruldu ve Başbakanlık Merkez Teşkilatı içine alındı. 1976 yılında Başbakanlık Müsteşarlığına bağlı olarak Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı kuruldu. Bu dairenin görevi, Başbakanlıkta Cumhuriyet döneminde biriken evrakın tanzimidir.
Bugün yüz milyonlarca Türkçe ve Osmanlı Devletine ait arşiv malzemesi, Osmanlıdan ayrılan devletlerde kalmıştır. Mesela, Kudüs Françisten Manastırında 2644 Türkçe vesika mevcuttur. Romanya arşivlerinde 210.000 vesika olduğu biliniyor. Bunun yanında milyonlarca vesika çürütülmüş, yakılmış ve 1931'de vagonlar dolusu Bulgaristan'a satılmıştır. 500.000 kadar Türkçe defter ve vesika Bulgaristan'dadır. Bir kısım evrak da ambalaj kağıdı olarak esnafa intikal etmiştir.
Tarih-i Osmani Encümeni milli tarih araştırmaları için Topkapı'dan çıkarılan evrakın tasnif edilmesi zaruretini duymuş ve bu işi Ali Emiri Efendinin başkanlığındaki bir heyete havale etmişti. 1918 - 1921 yılları arasında çalışan Ali Emiri, padişahlara göre kronolojik, 1921'de Mahmud Kemal İnal, devlet teşkilatlarına ve yapılan işlemlere göre, Adliye, Askeri, Bahriye, Maliye vs. gibi adlarla 22 başlık altında topladı. 1932'de muallim Cevdet İnançalp'in tasnifi ise İbn'ül-emin tasnifinin aynı olmakla beraber bu başlıklar 16'ya indirilmiş ve bunlara sonradan Vilayat-ı Mümtaze eklenmiştir. 1936'da Macaristan'dan getirtilen arşiv uzmanı Lagos Fekete eski tasnifleri bırakarak kısaca Eskiyi olduğu gibi kurma, yeniden canlandırma olarak adlandırılan sistemi uyguladı. Bütün bu tasnif çalışmaları, işin büyüklüğü karşısında neticesiz kaldı. Son yıllarda milli bir mesele haline gelen arşivlerimiz, özellikle Başbakanlık Osmanlı Arşivi, yeniden ele alınmış ve genç bir kadro ile tasnif işlerine hız verilmiştir.
Türkiye'deki önemli arşivler
Başbakanlık Osmanlı Arşivi
Bugün Türkiye'de en zengin arşiv, İstanbul-Cağaloğlu'ndaki Başbakanlık Osmanlı Arşividir.Başbakanlık Osmanlı Arşivindeki arşiv malzemesi Osmanlı İmparatorluğunun merkez teşkilatı, kuruluşları olan Divan-ı hümayun, bab-ı asafi ve bab-ı defteri ve bu ana kuruluşlara bağlı olan kalem ve dairelere ait olan defterler ile evrakı içine almaktadır. Topkapı Sarayı Arşivinin devamı niteliğinde bulunan İkinci Abdülhamid Hanın Yıldız Sarayı Arşivi de, Osmanlı Arşivinin bir bölümünü meydana getirmektedir. Ayrıca Sultan Abdülaziz Han ve Beşinci Murad Han devirlerine ait malzeme de bulunmaktadır. İmparatorluğun sona ermesi üzerine resmi dairelerin ve kaldırılan dairelerin evrağı da buraya intikal etmiştir.
Şu anda 100 milyonun üzerinde tarihi vesika bulunduran Başbakanlık Osmanlı Arşivi yalnız Türkiye'nin değil, Osmanlı İmparatorluğunun sona ermesinden sonra kurulan 20'den fazla devletin de ana arşivi durumundadır. Burada bulunan defterlerin listesi çeşitli zamanlarda kısmen de olsa yayınlanmıştır.
Topkapı Sarayı Müzesi Arşivi
Tanzimattan önce padişahlarla ilgili evrak ve defterlerin, azil ve idam edilen veya mallarına el konulan devlet adamlarının evlerinde bulunan bu gibi belgelerin sarayda saklanması usuldendi. Bu arşivde, en eskisi Orhan Gazi zamanına kadar giden 10.726 defter ve 12.724 vesika vardır. Arşivin A'dan H'ye kadar harflerle başlayan maddeleri ihtiva eden iki fasikül Topkapı Sarayı Müzesi Arşiv Kılavuzu (1938 - 1940) adıyla neşredilmiştir.Tapu Kadostro Genel Müdürlüğü Arşivi
Ankara'da bulunan bu arşivde 16. yüzyılın son tapu tahrir defterleri ile 1848'den sonraki tapu kayıtları muhafaza edilmektedir.Şer'iyye Sicilleri Arşivi
Şer'i mahkemelerin verdiği dava ve karar defterleriyle, merkezden verilen emirlere ait vesikaları muhafaza etmektedir. 1941'de Adalet Bakanlığı tarafından Milli Eğitim Bakanlığına devredilmiştir. Ankara'daki Milli Kütüphanede muhafaza edilmektedir. Bunların Şer'iyye Sicilleri adıyla katalogları yayınlanmıştır. Ankara'daki şer'iyye sicillerinden başka İstanbul Müftülüğü Şer'iyye Sicilleri Arşivinde de bir kısım şer'iyye sicilleri muhafaza edilmektedir.Vakıflar Arşivi
Vakıflar Genel Müdürlüğüne bağlı olarak faaliyet gösteren Vakıflar Genel Müdürlüğü Arşivinde ve Vakıflar Bölge Müdürlükleri bünyesindeki arşivlerde vakıf kayıtları ile ilgili belgeler muhafaza edilmektedir.TBMM Arşivi
1920 yılından beri çıkan yasalar, tutanaklar vs. saklanmaktadır.Ayrıca devlet daireleri, belediyeler, okullar, özel kuruluşlar ve ailelerin arşivleri de vardır.
