Yedi yönetim aracı, organizasyonlarda takım çalışmasıyla uygulamaya konulan iyi kararlar ve bu kararları geliştirici uygulamalarda kullanılan araçlardır. Organizasyonlarda sorunların çözümünde, bir takım çalışmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Bunun amacı, takım içinde beyin fırtınasıyla ortaya çıkacak yeni ve yaratıcı fikirlerin problemin çözümü sürecinde uygulamaya konulmasıdır. Organizasyonun yapısında meydana gelen sorunların çözümü bazı aşamalarla gerçekleştirilmektedir. Öncelikle problemlere dair veriler toplanır, bu veriler kayıt altına alınır. Daha sonra bir takım tarafından incelenerek yorumlar yapılır ve detaylı bir planla çözüme gidilir. Bu aşamaların hepsinde yönetim araçlarının kullanılması, sorunun çözümüne büyük katkılar sağlar. Karar Verme Sürecinde Beyin Fırtınası Problem çözümünde, karar verme sürecinde takım tarafından beyin fırtınası aktivitesi yapılmalıdır. Beyin fırtınası, yaratıcı ve yeni fikirlerin ortaya çıkmasında oldukça etkili bir yöntemdir. Beyin fırtınası, birden fazla katılımcının birbirleriyle fikir alış-verişinde bulunarak gerçekleştirdiği, çok sayıda alternatif çözüm yolunun ortaya çıktığı bir yöntemdir. Birçok alanda beyin fırtınası tekniğinden yararlanılmaktdır.
Beyin Fırtınası Kuralları
Beyin fırtınası yönteminin etkili birşekilde uygulanabilmesi için bazı kurallara uyulması gerekmektedir. Bu kurallar: # Eleştri beyin fırtınasının yapıldığı ortamda olmamalıdır. Böylece katılımcılar fikirlerini rahatça dile getirebilirler. # Düşüncede sınırlar olmamalıdır. Uç noktalarda düşünceler de ortaya konulmalıdır. # Nicelik aranır. beyin fırtınasının temel prensibi katılımcıların çok sayıda fikir ortaya koymasıdır. # Kombinasyon sağlanmalıdır. katılımcılar birbirinden etkilenerek daha iyi fikirler ortaya koyabilirler.
Beyin Fırtınasının Faydaları
# Yaratıcı düşüncenin ortaya çıkmasını sağlar. # Çok fazla sayıda fikir ortaya çıkmasını sağlar. # Grubun bütün üyelerinin çözüme katılımını sağlar. # Grup üyelerinin alınan kararları benimsemesi ve sahiplenmesini sağlar. # Beyin fırtınasıyla ortaya çıkan fikirler diğer yönetim araçlarına girdi oluşturur. Yönetim Araçları # Afinite Diyagramı # Proses Karar Diyagramı (PDPC) # Ok diyagramı # Önceliklendirme Matrisleri # Matris Diyagramı # Ağaç diyagramı # İlişkiler Diyagramı İlgi Diyagramı 'dan almıştır. İlgi diyagramları belirgin olmayan durumların bir araya getirilip gruplandırılmasıyla/organize edilmesiyle oluşturulur. Bir beyin fırtınası neticesinde ortaya çıkan düşünceler ve fikirler, ilgili oldukları, kendi karakteristik özelliklerinin yansıtıldığı durum başlığının altında gruplandırılırlar. Düzensizce ve ilişkilendirilmemiş fikir ve düşüncelerin, ilgi diyagramıyla ilişkilendirilip düzenlenmesi, hangi fikrin doğru olduğun veya hangilerinin çözüm için daha elverişli olduğunun kademeli olarak görülebilmesi açısından kolaylık sağlar.
İlgi Diyagramı
Ne Zaman Kullanılır? # Bir problem veya konu üzerinde ayrıntılı çalışma yapıldığında # Bir probleme ve ya konuya ait değişik bakış açıları toplarken Proses Karar Diyagramı (PDPC) lere ayırmaktır. Bu diyagram, geliştirilen planda neyin yanlış gidebileceğini tanımlamakta kullanılır. PDPC, riskleri ve alınacak karşı önlemleri belirleyebilmek amacıyla ağaç diyagramını birkaç alt düzeye ayırır. Bu riskleri ve önlemleri belirtmek için farklı boyutlarda kutucuklar kullanılır.
Proses Karar Diyagramı Ne Zaman Kullanılır?
# İstenen sonuca ulaşmak ve istenmeyen sonuçları engellemek için yeni bir plan oluştururken # Plan içerisindeki potansiyel riskler tanımlanmak istendiğinde # Riskler tanımlandığında alınması gereken önlemler araştırılırken
Proses Karar Diyagramı Nasıl Hazırlanır?
# Tasarlanan plan için ağaç diyagramı geliştirilir. # Her görev için çıkabilecek problemlere dair beyin fırtınası yapılır. Ok diyagramları proje planları ve faaliyet planlamaları için kullanılır. Bir diğer adı faaliyet diyagramıdır. Kritik yol metodu (CPM) ve program gözden geçirme ve değerlendirme tekniği (PERT) ile benzer özellikler göstermektedir. fakat bunlardan farklı olarak ok diyagramı basitleştirilerek hızlı ve etkin yollarla takım çalışmasını kolaylaştıracak şekilde hazırlanır. Projenin başlangıcı, gerekli aşamalar ve aşamaların birbirleriyle ilişkileri ve bağlantıları oklarla gösterilerek, projenin bitişine gidilir. Proje yönetiminde sorunların çözümünde ve zamanın verimli kullanılmasında etkili bir rol oynamaktadır.
Ok Diyagramı Ne Zaman Kullanılır?
# Günlük proje ve üretim sistemleri için planlama yapılmak istendiğinde # Sistemlerdeki belirli görevlerin en uygun zamanda bitirildiğinden emin olunmak istendiğinde
Ok Diyagramının Faydaları Nelerdir?
# Görevlere başlamadan önce yapılacak olan işin gözlemlenmesine ve potansiyel engellerin tanımlanmasına olanak sağlar. # Potansiyel gelişmelerin keşfine rehberlik eder. # Süreç ilerleyişinin gözlemlenmesini kolaylaştırır. # Süreç planındaki değişikliklerle zaman kaybetmeden başa çıkmayı sağlar. Önceliklendirme Diyagramı Önceliklendirme matrisi, önem sırasının düzenlenmesidir. Bir önceliklendirme matrisi ağaç diyagramı ve matris diyagramının birleşiminden oluşur. Önceliklendirme matrisi, takımın amaçlarının daraltılarak bunlardan organizasyonda hangisinin daha önemli olduğunun belirlenmesini sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.
Önceliklendirme Diyagramı
Ne Zaman Kullanılır? # Farklı maddeleri etkileyen faktörleri araştırırken ve ortak ilişkilere karar verilmek istendiğinde # Maddeler arasındaki ilişki iki boyutlu olarak gösterilmek istendiğinde Matris diyagramları belirli sayıda satır ve sütunlardan oluşur. Satır ve sütunların kesişim noktaları da projedeki problemleri ve yoğunluğunu belirler. Kesişim noktaları gelecek hamleleri belirlemede rol oynar. Problemi ve esas özelliklerini görebilmek onu çözme stratejileri geliştirmekte büyük fayda sağlar. Çoğunlukla "Hangi?" sorusunun cevabını bulmak için sorulur, örneğin "Müşteri gereksinimlerini karşılamak için hangi uygulamaları yapabilirim?" Ağaç diyagramı bir problemin çözülmesi ya da herhangi bir hedefe ulaşılması için yapılması gereken işlemleri hiyerarşik bir biçimde gösteren yönetim aracıdır. Bir konu ve bileşenleri arasındaki ilişkileri gösterir. Çoğunlukla “Nasıl?” sorusunu cevaplamak için kullanılır. Sistematik diyagram, ağaç analizi, analitik ağaç ve hiyerarşik diyagram da ağaç diyagramının diğer isimleridir. Diyagram, projenin genel amacı (ağacın gövdesi) ile başlar ve projenin tamamlanması için gereken alt seviyelere (ağacın dalları) doğru ilerler. Genel amaç kendi içinde iki ya da daha fazla dala, ve her dal da kendi içinde iki ya da daha fazla dala ayrılarak diyagramı gövdesi ve birçok dalıyla ağaca benzetir.Bu diyagramın kurulmasında önceden hazırlanmış afinite diyagramı ve ilişkiler diyagramlarının faydası olacaktır.
Ağaç Diyagramı Nasıl Hazırlanır?
#Problem (ya da hedef) belirlenir ve bir karta yazılıp diyagramın çizileceği tahtanın en soluna koyulur. #Problemi çözecek (ya da projeyi hedefe ulaştıracak) aşamalar belirlenir. Ana hedeften ayrılan bu aşamalar da daha sonra kendi içlerinde kısımlara ayrılırlar. Yani diyagramda sol tarafta kalanlar daha geniş kapsamlı iken sağa doğru ilerlendikçe olgular daha ayrıntılı, daha spesifik olacaktır. #Bitmiş olan diyagram incelenir ve projenin tamamlanması için yapılacak işlemler belirlenir.
Ağaç Diyagramı Ne Zaman Kullanılır?
#Bir konu genel özellikleriyle biliniyorken daha ayrıntılı incelenmek istendiğinde #Süreçler ayrıntılı analiz edilmek istendiğinde #Bir problemin ana sebebi araştırılırken #Temel sebep bir afinite ya da ilişki diyagramı ile saptandığında #Bir projenin detaylarının anlatılması gerektiğinde iletişim aracı olarak ağaç diyagramı kullanılabilir.. Doğrusal olan araçların aksine her yönlü düşünmeye açık olduğu için yaratıcı bir süreçtir. İlişki diyagramı bir durum, sistem ya da problemdeki elemanların görsel sunumudur. Genellikle bir başka yönetim aracı olan afinite diyagramları ile birlikte kullanılırlar. Afinite diyagramlarından çıkan ana başlıklar, ilişki diyagramının başlangıç noktası olarak kullanılırlar.
İlişki Diyagramı Nasıl Hazırlanır?
#Problem ya da durum açıkbir şekilde yazılır ve tahtanın ortasına koyulur. #Durumla ilgisi olan faktörler belirlenir. Bu faktörler daha önce yapılmış afinite diyagramlarının ana başlıkları olabilir. Faktörlerin yazıldığı kartlar durum kartının etrafına dizilirler. #Kartlar arasında sebep-sonuç ilişkisinin olup olmadığına bakılır. Eğer varsa "sebep" karından "sonuç" kartına bir ok çizilir. Bulunan bütün sebep-sonuç ilişkileri için işlem tekrarlanır. #İlişkiler incelenir. Kendisinden en çok okun çıktığı kart ana sebep, en çok okun yöneldiği kart ise ana sonuç olur.
İlişki Diyagramı Ne Zaman Kullanılır?
#Çeşitli fikirler veya sebep-sonuç arasındaki ilişkiler araştırılırken, projeyi geliştirme üzerinde çok büyük etkisi olacak bir alan araştırılırken #Kompleks bir durumun sebepleri araştırılırken #Karmaşık bir çözüm yöntemi oluşturulurken #Bir afinite diyagramı, sebep-sonuç diyagramı ya da ağaç diyagramı yapıldıktan sonra konu daha ayrıntılı incelemek istendiğinde
İlişki Diyagramının Faydaları Nelerdir?
#Belirli konular arasında hangi konuların daha önemli, daha temel olduğunu anlamaya yardımcı olur. #Var olan problemlerin ana sebebini belirlemeyi sağlar. #Karar vermek için yeterli bilgi bulunmadığı zamanlarda bilinmesi gereken temel konuların bulunmasını sağlar. Dış bağlantılar [1][2][3]
