Başta padişah olmak üzere, Enderun-ı Hümayunda tam bir disiplin ve ahenkli bir terbiye sistemiyle yetiştirilen üst kademe Osmanlı devlet adamları, tam bir tertip ve düzenle yazdıkları evrakları usulüne uygun bir şekilde saklamaya itina gösterirlerdi.
Bugünün Bakanlar Kurulu demek olan Divan-ı Hümayunda alınan kararların yazıldığı mühimme defterleri, gizli yazılan hüküm ve fermanların yazıldığı mektum mühimme defterleri, ordu mühimmesi ve rikab mühimmesi, ahkam defterleri, kayud-i ahkam-ı miri defterleri, tahvil ve rüus defterleri, düvel-i ecnebiye defterleri, icmal ve mufassal tahrir defterleri ile ruznamçe gibi defterlerde, her türlü kaydı tutup, devletin ve halkın hak ve hukukunun zayi olmaması için de bu defter ve evrakları sıkı bir muhafaza ve disiplinli bir kullanma nizamı ile arşiv ve mahzenlerde sakladılar. Devlet arşivi durumunda olan bu mahzenler, padişahın vezir-i azamda bulunan mührüyle mühürlenen üç devlet hazinesinden biriydi. Hükumetin her toplantısından sonra bu mühürle mühürlenirdi. Zira milletin bütün hukuku bu kayıtlara bağlıydı. Devleti ayakta tutan dirlik (tımar) sisteminin dolayısıyla ordunun, verginin, sanayi, ticaret ve tarımın esasları mahzenlerdeki defterlerdeydi.
Divan-ı Hümayunda ve Babıali’deki evrak ve vesikaların çoğu parça kağıtlar, bir kısmı da cildli defterler halindeydi. Bu defter ve evraklar, senelerine göre tasnifleri yapılarak mahzenlerde saklanırdı. Mühim olanları, kese ve torbalara konulurdu. Her dairede işleme tabi tutulan bir günlük evrak tomar yapılır, her ayın tomarı bir torbaya ve her yılın torbaları da bir sandık veya sandıklara konularak muhafaza edilirdi. Maliye Hazinedarbaşısı tarafından hazırlanan evrak keseleri, lüzumunda sadrazamın buyruldusu ile icab eden yerlere verilirdi. Yeni kayıtlar, Paşakapısı’ndaki (sonraları Babıali) mahzende saklanır, bakmak icab ettiği zaman veya tashih lüzumunda izinle saray mahzenindeki eski kayıtlara bakılırdı. Kalemlere gelen evraklar, işi bitsin bitmesin, akşam mahzene kaldırılır, sabah tekrar getirilirdi.
Padişahların hatt-ı hümayunları görüldükten sonra reis-ül-küttaba teslim edilir, o da her ay bunları birer torbaya koyup mühürledikten sonra hususi bir sandıkta muhafaza ederdi. Bu suretle padişahların sadrazamlara gönderdiği her türlü hatt-ı hümayunlar, ayrı ayrı torbalarda saklanırdı. Padişah okumak arzu ettiği zaman emanet olarak kendisine gönderilir, sonra geri alınarak tekrar yerine konurdu.
Evrakların muhafazasından Divan-ı Hümayun üyesi olan Nişancı sorumlu idi. Reis-ül-küttab ve defter emini onun emrinde idi (Bkz. Nişancı). Fakat 16. asır ortalarından sonra reis-ül-küttab ile defter emini nişancının önüne geçtiler. Defter ve kayıtlarda yapılan her türlü düzeltme, nişancının kalemi ve marifetiyle yapılırdı. Nişancının bu vazifesi ile ilgili padişahtan başkasının sözlü emri geçersizdi. Hatta sadrazam bile padişah tuğrası ve muvaşşah ferman ile evrak isteyebilir ve bizzat nişancı tarafından verilip alınırdı. Diğer nazırlar nişancının makamında teslim alırlardı. Tapu tahrir defterinde yapılacak bir kayıt tashihi için nişancıya yazılacak fermana bizzat sadrazam padişahın tuğrasını çeker, nişancı da kendisine gelen fermanın köşesine; “Defteri gele” diye yazarak defter eminine gönderirdi. Güzel bir şekilde tasnif edilen milyonlarca vesika ve defter arasından istenilen defteri süratli bir şekilde bulup çıkaran defter emini de, defterhane kesedarı vasıtasıyla defteri nişancıya yollar. Nişancı, defter üzerinde gerekli tashihi yaptıktan sonra oraya fermanı da ekler, defterhaneye gönderirdi. Tali derecedeki defterlerin başka yerlere gönderilmesi icab ettiği durumlarda, sadrazamın defter eminine yazdığı buyruldu ile defterhaneden çıkarılarak istenilen yere gönderilir ve defter emini tarafından takib edilirdi. Defter iade edilince ne kadarı dışarıda kaldığı deftere kaydedilirdi. Son devirlerde nişancının derecesi düşmesine rağmen kayıtlarda yapılacak tashihler, yine onun kalemiyle yapılırdı. Fakat tımar ve zeamet işlerine, divan-ı hümayun reisi olan reis-ül-küttablar bakardı.
Sefer durumunda lüzumlu defterler de birlikte götürülür, nişancı ve defter emini merkezde birer vekil bırakarak sefere iştirak ederlerdi. Defter emini defterleri muhafaza eder, nişancı da gerekli kayıt ve tashihleri yapardı. Devletin her türlü hukuki bilgilerine sahib olan nişancı haricinde, hiç kimse padişah dahi olsa eski evraka tashih için dahi hiçbir şekilde bir çizik çizemez veya silemezdi. Nişancı da sadrazamdan padişah tuğrası çekilmiş ferman almadan kendisi hiçbir işaret koyamazdı. Değişikliğe fermanı da eklerdi. Vesikaların çalınmasında veya tahrif edilmesinde rolü olanlar cezalandırılırdı.
Osmanlı Devletinde milli arşivcilik konusunda ileri derecede teşebbüs, devrin maliye nazırı olan Safveti Paşanın 1845’te Enderun’daki tarihi vesika ve defterleri bir tertibe koyması ile başlamıştır. Günümüz anlayışına uygun arşivcilik 1846’da Hazine-i Evrak dairesinin kurulmasıyla başlar ve bu da bugünkü Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün çekirdeğini teşkil eder. Hazine-i Evrak nezaretinin başına getirilen Hasan Muhsin Efendinin kıymetli çalışmalarıyla arşive dahil vesikaların tertibi ve arşivin çalışma tarzını belirten 1849 Hazine-i Evrak nizamnamesi ile Türk arşivciliği belirli bir düzene girmiştir. (bkz. Arşiv)