Sadaret Kaymakamı sadrazamın İstanbul dışında olduğu zaman, yerine bakan kimse, sadrazam vekili. Eğer sadrazamla birlikte padişah da İstanbul dışında ise, bu zat, asitane Kaymakamı veya İstanbul Kaymakamı adıyla anılırdı. Padişah İstanbul'da kalırsa, buna Rikab Kaymakamı adı verilirdi. Eğer padişah, İstanbul dışında uzun zaman kalmaya karar verirse, sadrazam da, orduyla birlikte seferde ise, padişahın bulunduğu yerde bir Rikab Kaymakamı, İstanbul'da da bir İstanbul Kaymakamı bulunurdu. Sadrazamların geri dönmesiyle, kaymakamların işi sona erer, kendilerine çoğunlukla kubbe vezirliği verilirdi.
Kaymakamlar, sadrazamların sefer münasebetiyle bulundukları bölge hariç, bütün selahiyetlerini taşırlardı. Ancak; vezirlik, beylerbeyilik, sancakbeyliği ve askeri meselelerle yabancı tüccarlara ait işlere karışmazlardı. Sadrazamın mührü kendilerinde bulunur, divanlarında verilen hükümler, rikab defterlerine kaydedilirdi.
Kaymakam paşalar, vekaleti müddetince asıl gibi hareket eder, sadrazamın bütün salahiyetlerini (yetkilerini) kullanırdı. Yalnız, seferin olduğu ve ordunun bulunduğu bölge, yetkisi dışında kalırdı. Buralardaki ilgili hüküm ve beratları veremezdi; bunların verilmesi doğrudan doğruya padişaha ve sadrazama aitti. Yabancılarla ilgili işlere de sadrazam bakardı.
Padişahlar sefer yerlerine sadrazamı gönderdikleri zaman merkezde sadrazama vekalet edecek ve padişahla olan irtibatı sağlayacak bir memura ihtiyaç hasıl oldu. Bu makama sadrazamın itimat ettiği kimsenin tayin olması gelenek haline gelmişti. Göreve getirilen vezir, sadrazam ile birlikte padişah tarafından kabul olunur. Kendisine samur kürk giydirilerek memuriyeti ilan edilirdi. Ayrıca, padişah Edirne’de olursa, İstanbul’a kaymakam veya muhafız tayin ederdi.
Kaymakamın başkanlığında toplanan divana “kaymakam divanı” denirdi. Kaymakamlar, sadrazam gibi divan günlerinde evlerinde divan kurarlardı. Divana katılan vezirlerle, kazaskerler, şıkk-ı evvel defterdarı, nişancı ve reis-ül küttab, ordu ile birlikte gittiklerinden kaymakamın kurduğu divanda İstanbul kadısı, şıkk-ı sani ve salis deftardarları ile nişancı ve reis-ül küttap vekilleri bulunurdu.
Çarşamba divanına ise, İstanbul kadısından başka Galata, Üsküdar ve havass-ı Kostaniyye kadıları ile sekbanbaşı gelir, fakat sekbanbaşı yeniçeri ağasının vekili olarak fazla kalmayıp geri dönerdi Cuma divanına yalnız sekbanbaşı gelmezdi.
Kaymakam paşaların kendine mahsus kıyafetleri vardı. Kaymakamlar, sadrazam gibi zaman zaman gezerek eşya fiyatlarını kontrol ederler, narha riayet edilip edilmediğine bakarlar ve yine sadrazam gibi tersaneye gidip bahriye işlerini teftiş ederlerdi.
Osmanlı ordusunda, bugünkü yarbay karşılığında olan rütbeye de kaymakam denirdi.