Kassam memuru ve diğer görevliler (katib, ehl-i hibre) terekenin bulunduğu yerde görevlerini yerine getirirrlerdi. Kassamın huzurunda piyasa değerini iyi bilen dellalların takdir ettikleri değerler, her eşya ve malın altına yazılırdı. Bu taksim ve değerlendirmenin bir heyet huzurunda yapılması eşyaların kaybını ve bir kısım eşyaların ortaya konmayarak diğer mirasçıların ziyana uğramasını önlediği gibi ayrıca, mal ve eşyaların fiyatının yüksek tutularak, fazla resim alınmasına da mani olunmaktadır.
Varisler arasında paylaştırılacak terekeler, kassam tarafından yazıldıktan sonra tanzim edilen defterin bir nüshası tereke sahiplerine bırakılırdı. Satışı gereken terekeler yine kassamın gözetiminde Bezzazistana getirilerek, bu gibi malların satışa sunulduğu yerde müzayedeye çıkarılarak değer bahasıyla satılırdı.
Kassam tayin edildiğinde kendi zamanında meydana gelen terekeyi ve tereke ile ilgili davaları kaydetmek için hususi defter tutardı. Bu sebeple defterlerin başına hangi kassam dönemine ait olduğu genellikle yazılmıştır.
Kassamların tanzim ettiği defterlerde genelde şu sıra takip edilmektedir; 1- Vefat eden kişinin tanıtımı, 2- Mirasa konu emtianın dökümü, 3- Borç, masraf v.b. gider kalemlerinin dökümü, 4- Varislere ya da Beytülmala kalan mikdarın tesbiti.
1-) Vefat eden kişinin tanıtımı : Tereke listelerinin 1. bölümünü teşkil eden kısımda terekenin sahibi tanıtılmaktadır. İlk önce vefat eden şahsın adı, varsa görev ve unvanı da belirtilerek baba adı ile birlikte yazılır. Köle asıllı olanların baba adı Abdullah olarak kaydedilir. Müteveffanın vefat ettiği yer (mahalle, şehir,) belirtilir. Eğer vefat eden şahıs harpte şehit, denizde boğulma, hastanede vefat, maktulen gibi normal ölüm dışında vefat etmiş ise, vefat şekli de yazılır. Daha sonra mirasçılarına geçirilir. Eğer mirasçıları yoksa , “bila varis” vefat ettiği Beytülmal Emiri`nin terekeye el koyduğu kaydedilir. En son da vefat veya terekenin sayımı ve kıymetlendirilmesinin yapılarak defterlere geçirildiği tarih yazılır.
2-) Mirasa konu emtianın dökümü : Bu bölümde mirasa konu mallar tek tek sıralanır. Bilirkişi vasıtasıyla takdir edilen akçe değerleri , sıralanan bu malların altlarına yazılır. Emtianın sıralanmasında genel olarak bir usul bulunmamakla beraber, önce terekelerde varsa kitaplar zikredilir. Özellikle “Mushaf-ı Şerif” yani Kur`an öncelik taşır. Sonra kıymetli mallar sıralanır. Mirasa konu olan terekeyi şu alt başlıklar halinde sıralayabiliriz: Kitap, gayr-ı menkul, nakit, alacak, köleler, yük, binek hayvanları ve davar, sığır, ticari emtia, ev eşyası giyecek, kumaş, zinet eşyası, mutfak eşyası, silah ve silah takımı, at takımı, alet-edevat , yazı malzemesi, gıda maddesi, müteferrik mallar. Terekede mevcut mallar kaydedildikten sonra “ Cem`an yekun” yazılarak bir çizgi çekilir ve toplam tutar rakamla yazılır.
3-) Borç masraf vb. gider, kalemlerinin dökümü : Bu bölümde vefat eden şahsın varsa borçları tek tek ve kime ne kadar olduğu yazılır. Terekenin taksim edilmesiyle birlikte doğan resim ve masraflar kaydedilir. Tereke, İstanbul`a uzak yerden gelmiş ise, nakliye masrafları belirtilir. Karısına mehir borcu, 1/3`ü geçmeyen vasiyetler, techiz ve tekfin için yapılan harcamalar yazılır. Terekenin taksimi dolayısıyla meydana gelen resim ve masraflardan bazıları şunlardır ; “Resm-i kıymet, kassamiye, katibiye, dellaliye, hammaliye, muhamminiye, didebaniye, ihzariye, müjdeganiye, ücret-i kadem, techiz-tekfin, kira-ı dükkan ,kira-ı mahzen, taamiye, vb.”
4-) Varislere veya beytülmala kalan miktarın tesbiti : Son bölümde gider kalemlerinden geriye bir şey kalmışsa bu “sahhul-baki “ olarak kaydedilir. Kalanı oluşturan bu kısım mirasçıların belli ölçüler içerisinde payaşacakları veya beytülmala kalacak meblağdır.”
